La inteligencia artificial aplicada a las pymes

Las numerosas tareas que comprende, muchas veces para una sola persona, el trabajo de una pyme suelen consumir buena parte de la jornada. Atender clientes, revisar productos, mejorar servicios, emitir facturas y muchas otras son además acciones necesarias para el negocio.

En ese trabajo de cuentas y papeleo, la inteligencia artificial surge ofreciendo impacto directo e inmediato, a través de herramientas que procesan documentos, generan reportes, automatizan cobranzas, responden consultas o mantienen organizada la información.

Sin que cada paso deba realizarse manualmente, reduciendo considerablemente el tiempo de dedicación, diversas soluciones basadas en IA permiten a una empresa pequeña o mediana ahorrar hasta un 80% del tiempo destinado a tareas repetitivas.

Comenta Tomás Guzmán, cofundador de la plataforma de gestión Parrotfy, que la mayoría de los emprendedores no creó una empresa para emitir facturas, perseguir pagos o preocuparse de los impuestos, sino para desarrollar un producto o servicio y conseguir más clientes. “La inteligencia artificial puede ayudar a sacar parte de esa carga administrativa del camino”, sostiene.

Respuestas que ayudan mucho

La pregunta que hay que hacerse, según Guzmán, es por dónde empezar. Al respecto, explica que, para una pyme con recursos y equipos acotados, intentar automatizar todo de una vez suele agregar dificultades. Y comenta que una forma práctica de avanzar es identificar labores que se repiten y consumen muchas horas, brindando poco valor directo al cliente.

Una de las maneras en que la IA ayuda es mejorando la forma en que una pequeña empresa accede a su propia información. Preguntas que antes implicaban revisar distintas planillas o preparar un informe –saber por qué cayó la rentabilidad, qué productos son los más rentables– pueden responderse en segundos cuando los datos están disponibles en el sistema.

“Antes, obtener algunas de estas respuestas podía tomar horas o incluso días. Hoy una pyme puede acceder a esa información prácticamente en tiempo real. Para un emprendedor que tiene que estar pendiente de muchas cosas al mismo tiempo, consultar esos datos rápidamente puede hacer mucho más simple la gestión diaria”, señala Tomás Guzmán.

Tomás Guzmán, cofundador de la plataforma de gestión Parrotfy

Decisiones humanas

No obstante, esta capacidad tiene sus límites. En una empresa hay decisiones en que se requiere conocer a las personas, entender una relación comercial o definir qué camino se quiere seguir. Por ejemplo, contratar a alguien o negociar con un cliente, casos en que la tecnología puede entregar información o recomendaciones. Pero la decisión sigue dependiendo de las personas.

Para el cofundador de Parrotfy –que incluye herramientas IA–, es importante también considerar qué ocurre antes de automatizar. Si una empresa lleva sus procesos de manera desordenada, incorporar inteligencia artificial no los ordenará automáticamente.

“Uno de los primeros pasos es revisar cómo se está trabajando y comenzar con tareas concretas, antes de extender estas herramientas a otras áreas”, dice Guzmán, emprendedor especializado en ERP, comentando que, si bien la IA es muy buena ejecutando procesos, las decisiones importantes siguen siendo humanas.

“Puede entregar antecedentes y hacer recomendaciones, pero definir hacia dónde va la empresa requiere criterio, experiencia y conocimiento del negocio”, afirma Tomás Guzmán.